Dans cet article, jetons un coup d’œil rapide à l’organisation des documents pour un déménagement. Les projets de déménagement de bureau dans une ville comme Paris exigent beaucoup d’organisation et de classement appropriés des documents avant, pendant et après un déménagement. Si vous ne le faites pas pour votre projet de déménagement de bureau, vous risquez de perdre, de perdre ou de détruire des fichiers – ce dont aucune entreprise n’a besoin! À cette fin, assurez-vous de garder à l’esprit ces conseils organisationnels pour votre projet de déménagement commercial à venir!
Étiquetez et transférez les documents clairement
Tout projet de déménagement archives Paris qui implique le déplacement de documents essentiels nécessite un étiquetage clair et un processus de réinstallation organisé. Pour les pratiques exemplaires en matière d’organisation des documents, séparez-les et organisez-les par année, par sujet et, au besoin, par client, dans des boîtes distinctes. Utilisez des fichiers distincts à code couleur pour divers sujets comme les taxes, les factures, les factures et autres. Lorsque vous avez terminé, faites un inventaire de chaque dossier pour vous aider à les suivre et à rester organisé.
Achetez des fournitures d’emballage pour assurer la sécurité de vos dossiers
Si vous prévoyez d’utiliser vos propres boîtes pour déplacer vos fichiers, assurez-vous d’acheter des boîtes faites spécifiquement pour le stockage et le transport de fichiers ainsi que des étiquettes ou des marqueurs à code couleur. Le faire est une excellente façon de veiller à ce que vos dossiers demeurent sécuritaires et organisés pendant le projet de déménagement de votre bureau.
Mettez à la poubelle tous les anciens documents
Examinez soigneusement vos dossiers avant de les déplacer et déchiquettez tous les documents anciens ou inutiles avant le début du processus de déménagement. Il s’agit toujours d’un moyen simple mais très efficace de réduire le nombre de fichiers relocalisés dans votre nouvel espace de bureau, ce qui économise du temps, de l’argent et de l’espace à votre nouvel emplacement.
Faites une purge de bureau avant de déménager
Rester sur le sujet de détruire les vieux fichiers avant de commencer votre projet de déménagement commercial à Paris, c’est toujours une excellente idée de tenir une purge de bureau complet une semaine ou deux avant votre déménagement commence réellement. Demandez aux membres de votre personnel de passer en revue leurs dossiers personnels et leurs postes de travail et de se débarrasser de tout dossier inutile. C’est une façon éprouvée d’économiser de l’espace et de l’argent pendant votre projet de déménagement de bureau !
Mettez des documents clés sur le stockage de l’informatique en nuage
Bien qu’il soit très important de prendre soin des fichiers physiques pendant un déménagement, ne négligez pas vos fichiers numériques non plus! Utilisez des services d’informatique en nuage comme Dropbox ou Google Drive pour enregistrer des fichiers et assurez-vous toujours de sauvegarder les données critiques sur vos ordinateurs avant de passer.
Conclusion
Il y a des dizaines de choses à penser une fois que vous avez décidé de déménager vos bureaux : mobilier, couleurs, impact sur les employés… des dizaines de choses qui doivent être pensées et planifiées lorsque vous déménagez. Même si nous détestons le faire, ajoutons une chose à votre assiette : le plan de gestion des documents. Non seulement les renseignements figurant dans vos dossiers papier doivent-ils vous accompagner à votre nouveau bureau, mais idéalement, ils devraient également être accessibles pendant le processus de réinstallation.
C’est le moment idéal pour réfléchir à votre gestion actuelle des documents et à la façon de la simplifier à l’avenir. Tenez compte de ces six éléments tout en décidant de ce qui convient le mieux à votre organisation.